あとで整理すればいいか…と、とりあえず放置しがちなプリント類。気が付けば山になって、大事な書類が埋もれていませんか？

今日は「あの資料どこいったっけ…？」「今日提出するやつ報告書がない！」なんて経験をしたことがある方必読の“おすすめ書類整理方法”をご紹介します。

ファイル方式は、大きく分けて2つ！

書類整理に使われるファイルは、大きく2種類に分けられます。

①簿冊式

穴をあけて、金具などで閉じこむタイプのファイル方式です。閉じた順番に紙を固定できて、ノートのようにペラペラとめくって見られます。過去の書類を探して見たいときに便利で、帳簿などの整理によく使われています。

ただし、何枚もの書類に穴を開けて閉じこむ作業をするのはけっこう大変です。あとから不要な書類が出てきたときに、上に重なった紙を一度取り外すのも面倒。なので、しょっちゅう要・不要の整理をしなければいけないような書類の保管には向いていません。

②フォルダー式

書類を綴じこまずに、挟んでそのまま入れておくだけのものがフォルダー式です。挟むだけなので、出し入れが簡単。できるだけ手順を踏まずにサッと収納したい人や、あとから取り出す必要のある書類を入れるのに向いています。

バラバラのまま挟んでいるだけなので、日付順など決まった順番にしておきたい書類の保管には不向きです。出し入れするうちに、書類の順番が入れ替わってしまいます。

帳簿など特別な用途以外では、②のフォルダー式のほうがおすすめです。なかでもとくに使いやすいのが、“バーチカルファイリング”というファイル方法です。

書類整理に最適な“バーチカルファイリング”

紙でできたフォルダー式のファイルに書類を入れて、立てて並べる整理方法を“バーチカルファイリング”といいます。1892年にアメリカのローズノー博士という人が考えたもので、書類の探しやすさ、持ち運びやすさ、整理しやすさなど、すべての要望を満たす方法として、発案から100年以上経った現在でも広く使われているんです。

「個別フォルダー」と呼ばれるインデックスのついた紙のファイルに書類を分別して項目を書いておけば、どこに何が入っているか一目瞭然！ 見た目がスッキリして、出し入れもラクチンです。ボックスに入れて立てると、さらにキレイに収納できますよ。

個別フォルダーのほかに、透明のクリアファイルを使うのもいいですね。中身が見えるので必要な書類を探しやすいです。ハガキなど小さな紙を入れる場合は、ファイルを並べてしまうと中身がわかりにくくなるので、インデックスシールを付けておくと見やすくなりますよ。

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書類をなくして困った経験のある方は、ぜひバーチカルファイリングを試してみてください。必要なときに慌てて探すこともなくなり、時間を有効に使えるようになりますよ。