ビジネスの現場でも、よく耳にするようになった「クラウドサービス」とは、インターネット経由でデータやソフトウェアなどを利用する仕組みのことです。近年はさまざまなデータをクラウド上に保管して業務を行う企業も増えています。これに対して、データやソフトウェアを自社のサーバーに保有し、運用する仕組みを「オンプレミス」といいます。

この記事では、徐々に広がりつつある「複合機を使ったクラウド連携」について解説します。

複合機のクラウド連携とはどういったものなのか？

複合機のクラウド連携とは、複合機で扱うデータをクラウド上で管理することを指します。
この仕組みを導入することで、複合機でスキャンしたデータをクラウドに保存したり、保存したデータを複合機から印刷したりできます。

クラウド連携によって複合機がさらに便利になり、リモートワークやBCP対策（事業継続計画対策）にも活用できます。

複合機をクラウド連携して得られるメリットは？

複合機のクラウド連携には、以下のようなメリットがあります。

・柔軟な働き方に対応できる
・BCP対策に役立つ
・印刷コストの削減が期待できる
・情報漏洩のリスクを低減する

柔軟な働き方に対応

リモートワークを利用する社員が増えると、データの管理方法が問題になります。クラウドでデータを管理しておけば、自宅やコワーキングスペースといった社外からでもデータにアクセスでき、打ち合わせや出張時もデータの追加や修正が簡単に行えます。

複合機でスキャンしたデータを自宅で参照したり、自宅のパソコンから会社の複合機を操作してプリントアウトしたりもできます。

データの受け渡しのために出社するような非効率さを削ぎ落し、業務の効率化にも貢献します。

クラウド上のデータは、パソコンだけでなく、タブレットやスマホでもデータを閲覧できます。ちょっとした確認などは、移動中の電車内でも行えてとても便利です。

BCP対策に役立つ

BCPとは、Business Continuity Planの略称で、日本語では「事業継続計画」と言います。自然災害やシステム障害などに備えて、非常時でも事業が継続できるように備えておくのがBCPです。

自社のシステムがオンプレミスであった場合、社屋が被災すると進行中のプロジェクト資料や顧客データなどが失われ、事業継続が困難になりかねません。また、自然災害で交通が途絶した場合、社員の通勤も困難になります。そういったトラブルが起きても、クラウド連携をしてあれば、重要なデータはクラウドから利用でき、社員は出勤しなくても仕事ができます。

印刷コストの削減が期待できる

データをクラウド上に保管しておけば、インターネットにアクセスできる環境があれば、いつでもデータを閲覧できます。リモートワークをするときに、データを印刷した紙を持ち帰る必要がなくなり、印刷コストの削減が期待できます。

複合機によっては、クラウド上のデータを直接ファックスしたり、受信したファックスを印刷せずにクラウド上にデータで保管できたりする機能も搭載しています。ファックスの送受信にともなう紙やインク、トナーを消費せずに済み、印刷コストの削減が可能です。

情報漏洩のリスクを低減する

クラウド連携がなされていれば、必要なデータを必要なときに、どんな場所からでも閲覧できます。

リモートワークにあたって、紙の資料やデータを保存したUSBやSDカードなどの記録媒体を持ち歩くことは、紛失による情報漏洩のリスクを高めます。クラウド連携がなされていれば、データを持ち歩く必要がないため、情報漏洩のリスクを減らせます。

複合機のクラウド連携について解説しました。クラウド連携を利用することには、企業経営をするうえでで、多くのメリットがあります。

クラウド連携には、対応した複合機が必要になります。現在、使用している複合機が対応していない場合は、買い替えを検討してみてください。