いまビジネスの世界では、「AI」に大きな注目が集まっています。しかし「難しい、自分には関係ない」と遠ざけてしまっている人も多いのではないでしょうか。

しかし、実際にはAIこそ初心者にも扱いやすい便利なツールなのです。難しい設定や専門知識も必要ないため、いまや日常の業務にAIを活用している人もたくさんいます。

この記事では、今日から使えるAIの活用方法についてご紹介します。

もはやメールはゼロから書かない時代

日常の小さな雑務のひとつがメールの返信です。

とくに、ビジネスメールは送り先や名前を間違えていないか、言い回しに失礼な部分がないかなど、非常に気を使います。
メール1件に費やす時間は微々たるものでも、毎日大量のメールをさばかなければならない現代のビジネスパーソンにとっては、積もり積もって膨大な時間を奪う存在です。

実はこのメールの返信、AIで効率化できる仕事の代表格といっても過言ではありません。AIを使えば、伝えたい要件を箇条書きするだけで、メールの下書きを出してくれます。ビジネスの本質には絡まないわりに、いつも考える時間を取られる、あの時候の挨拶などもきちんと織り込んでくれます。

あとは、この下書きに敬語や要件の抜け漏れがないかをチェックするだけです。AIを仕事に使う以上、このチェック作業こそ人間が担当する一番重要な箇所と言えるでしょう。

だからといって身構える必要はありません。人間の部下が作ったメールの下書きをチェックするときと何も変わりません。

実際にAIに指示を出す場合は、AIのチャット欄に「⚪︎月⚪︎日の会議日程を×月×日に変更したい。別部署の上司に」といった形で指示しましょう。AIといっても全知全能ではないので、いかに最初に必要な情報を与えるかがキモです。ここを慣れるためにも、今日からメールを1件、AIに下書きさせてみましょう。

議事録の作成だってお手のもの

メールと同じ要領で、議事録の作成もできます。先ほどと同じように、AIのチャット欄に、会議で出た話の要点を打ち込むだけでOKです。

AIは、アプリごとに得意分野が異なります。音声ファイルを読み込めるAIなら、会議の音声を録音し、それをAIにまとめさせることだってできます。これなら、メモを取る必要もなくなりますね。

そこからさらにAIを活用して、その議事録の内容をスライド化したり、一枚のイラスト図解にまとめた画像を生成させたりもできます。

こちらもAIへの指示が上手くなるほど、望んだアウトプットが出力できるようになります。部下に指示を出すにも経験がものをいうように、これからの時代はAIへ指示を出す経験を積んでいくことで、仕事の効率も大幅に上がっていくことでしょう。

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「AIは難しそう」と敬遠していた方もいると思いますが、実際には文章で指示することで、24時間働いてくれる自分の部下のようなものです。

この記事では指示によって文章や画像を生成してくれる、対話型の生成AIについてご紹介しましたが、最近では実際にパソコン内のファイルを操作してくれるAIも登場しました。

これまでは「AIに下書きやアイデアを出させて、最後に手を動かすのが人間」という世界でしたが、今後は手を動かすところまでAIが担う世界に変わっていくかもしれません。

そんな時代に乗り遅れないために、小さなことからAI活用、始めてみませんか？