Google社が提供するGoogleドライブは、ファイルの保存や共有が簡単にできるクラウドサービスです。業務や学校で使っている人も多いのではないでしょうか。

とても便利なサービスですが、使い方がよくわかっていない初心者にとっては、思わぬトラブルに遭遇することも少なくありません。

この記事では、初心者がGoogleドライブでやりがちな4つのトラブルと、その対策を紹介します。

1. ファイルがどこにあるかわからない…

Googleドライブに、ファイルをアップロードしたはずなのに見あたらない。あるいは、ま共有されたファイルがどこにあるかわからないといった経験はないでしょうか。そんなときは、Googleドライブの検索機能を活用しましょう。

ドライブを開くと、上部に「ドライブで検索」と書かれた検索窓があります。ここから、ファイルの検索が可能です。ファイル名がわからなくても、ファイル内の文章や画像内の文字も含めて検索もできます。 心当たりのあるワードで検索してみましょう。「種類」や「ユーザー」「最終更新」での絞り込むこともできます。

2. 誤ってファイルを削除した

Googleドライブでは必要なファイルを誤って削除しても、すぐにドライブからなくなるわけではありません。

ファイルを選択してゴミ箱のアイコンを選択したり、Deleteキーを押したりすると、そのファイルはいったん「ゴミ箱」に移動されます。

ゴミ箱に入ったファイルは、30日後に自動的に削除されますが、それまでなら右クリック、もしくは右側の縦3点のアイコンをクリックして「復元」を選べば、元に戻すことが可能です。

3. 容量が足りなくなった！

Googleドライブには、15GBの無料ストレージがあります。ただし、これはGmailやGoogleフォトと共通のため、知らないうちに容量がいっぱいになることも。いらないファイルを削除して、容量を空けましょう。

現在使用している容量は、左側のメニューの下に表示されています。「保存容量」を選択すると、何のデータでどれくらいの容量を使っているか確認が可能です。さらに「空き容量を増やす」を選択すると「Google One」のストレージ管理ツールにつながり、サイズが大きい写真や動画、メールの添付ファイル、迷惑メールなど、削除候補のアイテムが表示されます。なにを削除したらいいか迷ったら、この中から不要なファイルを探してみましょう。

Google Oneは有料のサービスですが、削除候補アイテムの確認やファイルの削除は無料で行えます。また、有料サービスに登録すれば、ドライブに保存できる容量自体を増やすことも可能です。

4. 共有ファイルが開けない

ファイルを共有してもらったのに「アクセス権が必要です」などと表示されて困ったことはないでしょうか。

共有ファイルを開くには、オーナーにファイルの設定を変えてもらい、アクセス権限を付与してもらう必要があります。アクセス権限はアカウントに与えられるので、オーナーにアクセス権をもらっていても開けないときは、自分がログインしているアカウントがアクセス件を付与されたアカウントになっているか確認しましょう。

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Googleドライブは正しく使えば非常に便利なツールですが、初心者には思わぬ落とし穴があちこちにあります。でも、こういった対策方法をしっておけば、いざトラブルに直面しても戸惑わずに済みそうです。

使いながら少しずつ慣れていき、より効率よく、安全にGoogleドライブを活用していきましょう。

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