「必要な書類がすぐに見つからず、探すのに時間がかかってしまう」「デスクの上がモノであふれていてスペースがない」など、仕事の作業環境にストレスを感じていませんか？

デスク周りの環境は、仕事の集中力や思考に影響します。散らかったデスクでは注意力が削がれ、本来のパフォーマンスを発揮できません。

今回は、仕事の生産性を向上させるための企画として、デスク周りの整理術についてご紹介します。

デスクの乱れは集中力低下の原因？整理整頓がもたらすメリット

整理整頓を行うことで、以下のようなメリットがあります。

探す時間の削減による業務効率化

デスクが散らかっていると、必要な書類や文房具を探すために時間がかかってしまいます。整理整頓が行き届いていれば、必要な時に必要なモノをすぐに取り出せ、タイムロスを減らせます。

視覚的ノイズを減らして集中力を高める

人間の脳は、視界に入る情報が多いほどエネルギーを消費し、集中力が削がれてしまいます。デスクの上に今使わない書類や不要なモノが置かれていると、視覚的ノイズになりかねません。視界をスッキリさせることで、脳への余計な負担を軽減できます。

ミスを防ぎ、モチベーションを向上させる

整理されたデスクは、重要書類の紛失やタスクの漏れなどのケアレスミスを防ぎます。片付いた環境は精神的な余裕を生み出し、仕事に対するモチベーションや意欲の向上にもつながります。

デスク周りの整理は、ビジネスパーソンにとって単なる片付けではなく、重要な仕事の一部と言えます。身の回りを整えることで、頭の中も同時に整理されていくのです。

仕事の生産性を高めるデスク整理・収納の基本ルール

デスクを整理し、使いやすい環境を構築するための具体的なステップと、オフィスのデスクに備え付けられている引き出しの収納のコツをご紹介します。

必要なモノと不要なモノを仕分ける

まずはデスクの中にあるモノをすべて外に出し、「現在使っているモノ」「保管が必要なモノ」「不要なモノ」に分類します。1年以上使っていない過去の書類や、インクの切れかけたペンなどは、思い切って処分しましょう。処分に迷う書類は、データ化して保存しておくのがおすすめです。

机の上の「定位置」を決め、作業スペースを確保する

机にはパソコン本体、モニター、電話機、そして「現在進行しているタスクの書類」のみを置くようにします。それ以外のモノは引き出しに収納して、つねに広い作業スペースを確保しましょう。

引き出しの段ごとに役割を持たせる

デスクの引き出しは、使用頻度に合わせて収納場所を分けましょう。

上段：ペンや付箋、クリップ、印鑑などの細かい文房具類を収納します。市販の仕切りトレイを使ってアイテムに定位置を決めると散らかりません。

中段：電卓や予備のノート、電子機器のケーブルなど、使用頻度が中程度のモノを収納します。少し高さがあるため、かさばる小物の収納に適しています。

下段：書類やファイルを収納するメインスペースです。書類は平積みにせず、個別フォルダー等を利用して、立てて収納するのがおすすめ。こうすると背表紙が見えて検索性が上がり、取り出しやすくなります。

モノの「定位置」を決めておけば、使った後にそこへ戻すことを意識するだけで、きれいな状態をキープできるようになります。退社前の5分間を「デスクのリセット時間」にあてるのもおすすめです。

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デスク環境を見直すだけで、探し物をするむだな時間が減り、目の前の業務への集中力がアップします。まずはデスク周りの整理整頓を行い、集中できる快適なワークスペースを手に入れましょう。

●参考URL
https://www.kagukuro.com/kagulog/secrets-to-dramatically-boost-productivity-by-organizing-your-desk-area/?srsltid=AfmBOoo4z9Ks9OBkxTnWdgqCz02dMOP_a7e3oSnp5RaHGED5f1I7T00l
https://www.pfu.ricoh.com/scansnap/digiup/article/work/00138/