「一所懸命に仕事をしているはずなのに、いつも仕事に追われている」。そんな状況に心当たりがある人も多いのではないでしょうか。いそがしく動いているのに、気づけば仕事は終わらず、残業が常態化している、なんてこともありそうですよね。

一方で、同じ仕事を任されていても、しっかり定時に仕事を終えて帰っている同僚もいるはずです。経験の差や能力の差である可能性もありますが、仕事が早いすべての人が特別な能力を持っているとは限りません。

実は、仕事の効率の良し悪しを左右しているのは「段取り」です。段取りを意識するだけで、無駄な作業や手戻りが減り、仕事は驚くほどスムーズに進むようになります。

この記事では、段取りとは何か、段取りを良くするためにはどうすればいいのかを解説します。

仕事を効率化する段取りとは？ なにをすればいいか？

段取りで仕事を効率化するには、仕事の全体像を把握し、やるべき作業を整理した上で、優先順位や進め方をあらかじめ考えておくことです。単に「やることリスト」に、上から順番にやることを入力するといったものではありません。

仕事の段取りは、家を建てる工程に似ています。家を建てたいと思ったら、どんな家にしたいかを考えて設計図を描き、どんな材料や人材を手配する必要があるのかを検討し、手配します。実際の工事に取り掛かるのは、その後です。

仕事をする場合も同じように、仕事に取り掛かる前に、まず全体像をつかんでゴールを明確にする必要があります。そのうえで、やるべき作業や問題点を洗い出し、作業に優先順位を付けて適切な順番で進めていくことが大切です。これが、仕事を効率的に進める「段取り」になります。

段取りがしっかりしていれば、作業中に迷う時間が減り、余計な手戻りや確認作業も少なくなります。結果として、限られた時間の中でも安定した成果を出せるようになるのです。

段取りが不足しているとどうなる？

では、ろくな段取りをせずに仕事を始めると、どんな問題が起こるのでしょうか。

まず起こりやすいのが、必要な作業の洗い出しができていないことによる作業の抜けです。仕事全体を整理しないまま進めてしまうと、「あれも必要だった」「これを忘れていた」と後から気づくことが多くなります。そのたびに作業が中断され、無駄な時間が増えてしまいます。

また、仕事の優先順位を付けないまま作業を始めることで、本来急いで処理すべき重要な作業が後回しになり、締め切り直前になってあわてる原因にもなりかねません。いそがしく働いているはずなのに成果に結びついていないという人は、この状態に陥っているかもしれません。

さらに、周囲の人に迷惑をかけることも多くなります。多くの場合、仕事は一人ではできません。誰にどんな仕事を頼むのかを早い段階で明らかにし、事前に根回しをしておかないと、急な作業を依頼することになって他の人にも迷惑がかかります。社内外の人間関係をぎくしゃくさせる原因にもなりかねません。

段取りをしないと、確認事項や修正が必要な事項が後から発生することも多くなり、仕事も停滞しやすくなります。仕事の全体像が把握できていないため、進捗状況が自分でも把握しにくく、常に時間に追われながら仕事をすることになってしまいます。

段取りを十分に行わずに仕事を始めることには、結果的に時間と労力を無駄にし、自分自身をいそがしさで追い込む原因となりかねないのです。

業務効率を上げる段取りのコツ

ここからは、具体的な段取りのやり方、コツを4つ紹介します。どれも特別なスキルを必要とするものではなく、少し意識を変えることで習慣として身につけられるものです。

仕事の全体像を把握する

最初に仕事の全体像を把握します。最終的に何をどこまでやれば仕事が終わったことになるのかを明確にしておきましょう。ゴールが曖昧なままでは、途中で方向性がぶれるうえに、どんな作業が必要になるのかも明確になりません。

要求されている完成度も把握しておくことで、必要以上に完璧を求める仕事をして、余計な時間をかけてしまうこともなくなります。その逆に完成度が低すぎて、やり直しになるリスクも防げ、結果的に作業効率が上がります。

必要な作業を洗い出す

全体像が見えたら、次に必要な作業の洗い出しを行います。後になって抜けが発覚すると作業が停滞して余計な時間がかかります。作業の洗い出しは、できるだけ細かいところまで丁寧に行いましょう。

自分だけではできない作業は、誰にいつ依頼するのかも合わせて検討しておきます。上司の承認が必要な場合は、どの段階で誰の承認が必要なのかも明確にしておきましょう。

作業の順番と優先順位を検討する

洗い出した作業を処理する順番や、優先順位を検討しておくことも重要です。洗い出した作業は、すべて同じ重要度ではありません。どの作業を先に行うべきか、どの作業が終わらないと次に進めないのかを整理しましょう。

作業の中には同時並行で処理できるものもあれば、この作業が終わるまで次の作業ができないような作業もあります。作業の順番と優先順位をしっかり検討しておけば、作業をとどこおりなく進められます。

余裕のあるスケジュールを組む

段取りを考える際には、何か問題が生じた場合でも締め切りに遅れないように、問題の発生やその解決にかかる時間まで見越したスケジュールを組むことも心がけるべきです。

仕事の多くは、誰かからの依頼に応える形で行われます。依頼の内容に変更があったり追加があったりはよくあることです。変更や追加にも対応できるスケジュールを組みましょう。余裕がないギリギリのスケジュールを組んでしまうと、トラブルに対処できません。

仕事の納期自体は、自分で決定できないことも多いかもしれません。しかし、自分が調整できる範囲で、余裕を持ったスケジュールを考えておくことが重要なのです。

段取りをしっかり行うことの効果

上記のような段取りをしっかりと行った上で仕事に取り組むことで、以下のような効果が得られます。

まず、仕事の全体像を把握してスケジュールを組んでいるため、仕事のペースが安定します。締め切り直前になってあわてることが少なくなり、精神的な余裕も生まれます。

作業の抜けがなくなって手戻りが少なくなることで、作業効率も上がります。他の人に仕事を依頼する際にも、事前に調整ができるため、連携が上手くいくようになります。

段取りした通りに作業を続ければ、仕事が完成するという見通しが立っているので、あせって仕事をする必要がなくなります。

段取りは、単に業務効率を良くする手段ではなく、自身が働きやすい環境を自分で用意するという考え方なのです。

この記事では、業務効率を上げる仕事の段取りについて解説しきました。

段取りを良くするには、特別な才能や高度なスキルは必要ありません。段取りは、仕事をする前の予定作りや設計図のようなものです。この記事で解説した内容を繰り返して実践することで、いつの間にか自然に段取りができるようになります。

いそがしいときには、すぐに作業を始めようと焦ってしまいがちですが、段取りせずに作業を始めると結局は仕事がスムーズに進まず、時間や労力をロスすることが多くなります。

仕事に追われている人は、少し立ち止まって段取りを考えてから、作業に取り掛かってみてください。闇雲に働くよりも、仕事がやりやすく効率的になり、気持ちよく仕事ができるようになるはずです。

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